Obton ønskede at bruge AI til at klassificere dokumentation
Obtons ønske om en Automatisering af forretningsprocesser er blevet en realitet takket være samarbejdet med Konica Minolta og Nextagenda. Nextagenda er 100% ejet af Konica Minolta
For at håndtere projekter, dokumenter og data mere effektivt og forretningsorienteret tog solenergivirksomheden Obton på en digital transformationsrejse med Konica Minolta og Nextagenda. Grethe Koudal, seniorspecialist i Obton, forklarer her processen.
Intelligent håndtering af dokumenter
Obtons mål var at implementere et brugervenligt og intuitivt system, der kunne automatisere processerne omkring dokumenthåndtering. Systemet skulle være overskueligt, nemt at bruge – og så skulle sikkerheden være i orden, forklarer Grethe Koudal og uddyber:
“Vi har tusindvis af forretningskritiske dokumenter, og vi havde brug for et system til at hjælpe os med at kategorisere dem hurtigt og korrekt. WorkPoint giver os ikke kun et godt overblik over alle vores aktiver, men hjælper os også med at sortere dem i foruddefinerede kategorier baseret på vores forretningsmodel. På den måde sikrer vi, at dokumenterne lander det helt rigtige sted hver gang.”
Grethe Koudal forklarer, at Obton gik fra at håndtere dokumenter og data manuelt og lokalt til en fuldautomatisk cloud-løsning, der bruger machine learning og document intelligence til at sortere, gemme og administrere virksomhedens projekter, dokumenter og data.
“Med Nextagendas AI løsning er det nu meget nemmere at strukturere dokumenter i systemet, da de per automatik placeres det rigtige sted. Udgangspunktet var, at brugerne ikke selv skulle tage stilling til, hvor noget skulle lægges – og de skulle heller ikke selv oprette mapper eller finde på en struktur. Det handler om at få teknologi og mennesker til at arbejde sammen.”
Intuitivt system og struktur
Grethe Koudal forklarer, at visionen var at skabe en brugerflade, der var nem at bruge for alle Obtons medarbejdere – ikke kun de IT-kyndige:
”Det var vigtigt for os, at det ikke bare var endnu et kompliceret IT-system, som vores kolleger skulle lære. Nextagenda hjalp her med at få et godt overblik og guide os på ”rejsen”. Til at begynde med måtte vi træde et skridt tilbage for at se, hvordan vi overhovedet arbejder med dokumenter i Obton, for at blive klogere på vores processer. Og så brugte vi vores indsigter til at justere systemets funktioner.”
Grethe Koudal fortæller, at Obtons medarbejdere især nyder godt af, at alle de uploadede dokumenter automatisk bliver sorteret og gemt i foruddefinerede mapper og efter dokumenttype:
”Når vi uploader et dokument, hjælper machine learning-modulet med at udtrække relevante data fra dokumentet. Brugeren godkender derefter det udtrukne data, så vi ved, det er de rette informationer, der er i systemet. Når dokumenterne ligger i dokumentbiblioteket, er de 100% søgbare, og der er en overskuelig versionshistorik. Den store forskel er, at vi ikke længere selv behøver at finde dataet og lægge det ind. Vi sparer tid, og der er mindre risiko for fejl.” Hun forsætter” nogle dokumenter kører hele vejen helt automatisk, der hvor vi kan gøre det sparer vi meget tid.”
Fleksibilitet er nøglen!
Grethe Koudal understreger, at det var vigtigt at udvikle et system, der er fleksibelt og justerbart – og som kontinuerligt kan videreudvikles i takt med forretningen og strategien:
”Vi er nu i gang med næste fase, der omhandler koblingen af dokumenter og data. En af de funktioner, vi får fra WorkPoint, er, at vi kan filtrere på forskellige måder. Det handler om at få de helt rigtige filtre i dokumentbiblioteket, og det er det, vi arbejder på p.t.”
Grethe påpeger, at især skalerbarheden Nextagendas løsning, betyder, at Obton som virksomhed kan imødekomme nye branchekrav uden at gå på kompromis med effektivitet eller ydeevne:
“Vi skal konstant tilpasse os den skiftende verden omkring os, og vores digitale værktøjer og systemer skal også kunne tilpasses.”
Om WorkPoint
Workpoint 365 er et cloud-baseret dokumentsystem baseret på SharePoint Online i Office 365. WorkPoint 365 bruger den nyeste Microsoft-teknologi og hjælper virksomheder med at strømline og automatisere forskellige arbejdsprocesser – det betyder bl.a.:
- Mere effektive forretningsgange
- Strømlining af organisationsprocesser
- Automatisering og effektivisering
- Større transparens
- Bedre datasikkerhed
WorkPoint 365 tilbyder omfattende løsninger til styring af projekter, sager, medarbejderfiler og virksomhedspolitikker. Systemet understøtter samarbejde på tværs af virksomheder og er tilgængeligt på enhver enhed – hvor som helst og når som helst.
WorkPoint 365 kan integreres med Microsoft 365, hvilket sikrer en ensartet brugeroplevelse og grænseflade på tværs af forskellige programmer.
