Konica Minolta är bland de största leverantörerna av tryck och kopiatorer men har sedan länge insett att den befintliga affärsmodellen är utmanad

Tidningsartikel av Flemming Østergaard på Berlingske den 18e november 2021

Det finns i allmänhet ett stort fokus på att digitalisera arbetsflöden i verksamheter. Sedan det blivit delvis obligatoriskt med hemarbete på grund av Covid-19 har det framkommit att det flexibla hemarbetet blivit mer populärt bland anställda och varit fortsatt effektivt i verksamheterna.
”Med ett ökat fokus på den gröna omställningen ställer vi ytterligare krav på digitalisering. I ljuset av dessa strategiska utmaningar har Konica Minolta tillkommit som en relevant och kvalificerad samarbetspartner som är med på den gröna omställningen och digitaliseringen. Det var grunden till att Nextagenda blev en del av Den japanska giganten 2019”, säger Mads Rørdam, CEO på Nextagenda och fortsätter: ”Det gör vi genom att erbjuda en lösning som digitaliserar arbetsflödet både vid tryck och/eller de många dokument och filer som finns runt om i verksamheternas arkiv, både fysiskt och digitalt”.

Kontextförståelse av dokument ger effektiv digitalisering
Den danska verksamheten fick genast uppgiften att göra en algoritm som inte bara skulle analysera innehållet i dokument och filer, utan också känna igen sammanhang av digitalt innehåll i mejl, filer, inskannade dokument med mera i kundernas IT-miljö.  ”Vi har tillsammans med Konica Minolta utvecklat en lösning som kan identifiera och förstå digitalt innehåll. Med denna kunskap kan vi automatiskt fylla i och bearbeta de digitala dokument och/eller ärendehantering då allt görs automatiskt, man behöver inte trycka eller skriva in något i olika IT-system i ärendehanteringsprocessen.

Om data finns, identifierar lösningen det och matar in det i det relevanta sammanhanget. På så sätt kan en tidigare manuell process automatiseras för att hitta information i olika IT systemen, e-mejl, dokument med mera”.

Konica Minoltas lösning riktas delvis mot verksamheter och organisationer som har hamnat efter i digitaliseringsprocessen, delvis mot de som har stort fokus på digitalisering och redan har implementerat till exempel ärendehanteringssystem, facksystem, arkiv med mera men fortfarande saknar en sammanhängande IT-plattform. Särskilt ärendehanteringssystem ger utmaningar i form av behovet att trycka dokument och e-mejl för att kunna sammanställa innehåll och genomföra den fortsatta ärendebehandlingen.  Till detta har vi gjort en lösning som känner igen innehåll i dokument och e-mejl, hämtar relevant data och slutligen sätter det i ett processuellt sammanhang där det samlade arbetsflödet kan digitaliseras, på så sätt undviks det triviala arbeta och både kvalitet och arbetsglädje förbättras ”, säger Mads Rørdam.

Document Intelligence och Smart Workflow Service
Lösningen används på två olika sätt, det första är Document Intelligence som innebär att identifiera och registrera alla dokument så de kan föras in i ett digitalt sammanhang och automatisera dokumentflödet.

Det andra lösningsområdet, Smart Workflow Services (SWS), har förmågan att digitalisera allt trycks. En algoritm i Konica Minoltas SWS-modell analyserar det som skickas till skrivaren och ger en segmenterad översikt över innehåll och typ av dokument. SWS är utvecklat från en tes om att varje gång någonting trycks är det ett uttryck för en manuell arbetsprocess. Om en verksamhet har en översikt över det som trycks så kan de få en kvalificerad inblick i sin digitaliseringsresa som i sin tur kan få en ytterligare knuff. ”Om man får en bra överblick över vad det trycks mycket av, till exempel försäljningsdokument i en försäljningsavdelning, stadsplaner i en kommun, CV och Linkedin-profiler i HR-avdelningen, kan man bättre bedöma potentialen i att digitalisera dessa arbetsprocesser. De som sitter mitt i de manuella arbetsprocesserna har ofta en utmärkt blick för potentialen i digitalisering men har svårt att dokumentera och kommunicera ut de. Det är precis vad som SWS gör: ger en överblick över vad som trycks”.
Printdelen är en viktig gren i Konica Minoltas företagsmodell vilket är något som delvis sågas av när Konica Minolta erbjuder digitaliseringsprocesser som ska förbättra verksamheter. ”Detta strategiska initiativ som ska förnya Konica Minolta är handlar om att eliminera tryck. Det är ganska visionärt att en tryck-och kopieringverksamhet har målet att eliminera tryck/print. Men, vill man undvika samma plats som många andra företag som inte tagit upp kampen om disruption, då måste man ligga i framkant”, säger Mads Rørdam.
Danmark är kända för att vara en av de mest digitala länderna i välden och därför spelar den danska delen av Konica Minolta en viktig roll i utvecklingen av nya lösningar. Det har därför etablerats en special task-force i Danmark som ska expandera Konica Minoltas nya affärsmodell, i första hand Nordeuropa för att sedan gå vidare mot resten av Europa. Men, lösningar som passar danska verksamheter kanske inte passar tyska, franska eller italienska. ”Vi i Konica Minolta är ödmjuka inför det faktum att länder är mycket olika när det gäller den digitala utvecklingsnivån. Det finns inte någon one-size-fits-all. Därför måste vi ta reda på hur vi bäst stödjer de lokala Konica Minolta-organisationer i deras utveckling mot att kunna erbjuda dessa tjänster”, säger Mads Rørdam.

FAKTA

Konica Minolta är en global IT-verksamhet som förändrar och revolutionerar framtidens sätt att arbeta på. Den bygger broar mellan papper och digitalisering genom att leverera innovativa kvalitetslösningar inom tryck och IT-infrastruktur och utvecklar ständigt deras affärsmodeller. Konica Minolta levererar lösningar inom:

• IT Services
• Intelligent övervakningskamera
• Print, scan och kopia
• Dokumenthantering och workflow
• Företagsprocesser
• Produktion och industriell print
• Modern Datawarehouse
• Business Intelligence
• Advanced Analytics

Läs mer på www.konicaminolta.se